L’innovation ouverte pour le bâtiment durable

Stage Assistant.e de gestion de projets européens H/F

Assistant.e de gestion de projets européens H/F

NOBATEK/INEF4 est un centre de recherche technologique privé, Institut pour la Transition Energétique (ITE) dans le secteur de la construction, de la réhabilitation et de l’aménagement durables.

Notre mission : co-développer des solutions innovantes pour accompagner l’ensemble de la filière du bâtiment (architectes, industriels, maîtres d’ouvrage publics et privés, promoteurs, bureaux d’études et collectivités) vers la transition énergétique et environnementale.

Notre métier : accélérer l’innovation de l’idée au marché. Nos équipes de chercheurs et d’ingénieurs travaillent ensemble au développement et à l’application sur le marché de solutions et produits innovants en vue d’améliorer la performance énergétique et la qualité environnementale des bâtiments et des quartiers.

Sujet du stage

Le stage se réaliserait au sein de la Direction Innovation et Valorisation et serait encadré par la Chargée de mission Europe qui s’occupe de la gestion des contrats européens pour les 5 projets Horizon 2020 coordonnés par NOBATEK/INEF4. Le/la stagiaire apporterait un soutien à la Chargée de mission sur tous les aspects financiers, administratifs et contractuels des projets européens de recherche et d’innovation. Les missions du stagiaire s’articuleraient autour des axes principaux suivants :

 

  • Axe 1 : Soutien au pilotage des projets
    • Effectuer un suivi régulier des dépenses des partenaires liées aux projets (éligibilité des coûts, respect du budget, ajustements budgétaires si nécessaire etc.).
    • Maîtriser les outils de gestion de projet et s’assurer du respect des documents contractuels (Grant Agreement, Consortium Agreement, Project Management Plan)
    • S’assurer que les bénéficiaires du projet fournissent au coordinateur un rapport intermédiaire tous les 6 mois.
    • Collecte, analyse et mise en forme des rapports intermédiaires pour l’ensemble du consortium en vue du reporting périodique envers la Commission.
    • Travail collaboratif avec le/la chef.fe de projet pour vérifier la cohérence des dépenses déclarées avec l’avancement technique du projet
    • Assistance aux chef.fes de projet pour l’animation du consortium et l’organisation des différents meetings (Assemblée Générale, Comité de pilotage)
    • Maîtriser l’outil de gestion de projet EMDESK pour échanger avec les partenaires du projets sur le processus de reporting financier
    • Soutien à la préparation des rapports périodiques envers la Commission
    • Aide à la préparation de la clôture de deux projets en 2018 (investigation sur les éléments à rassembler et élaboration des rapports finaux)
  • Axe 2 Aide au lancement d’un projet (sous réserve de nouveaux projets remportés)
    • Elaborer et valider le Consortium Agreement avec la chargée de mission Europe
    • Aide à la négociation entre partenaires du Consortium Agreement (réunions, relecture)
    • Gérer le processus de signature du Consortium Agreement par tous les partenaires.
    • Accompagnement des partenaires des projets dans la phase de préparation du Grant Agreement (validation du code PIC, désignation du LEAR, définition des rôles dans le Portail du Participant)
    • Finaliser et faire signer le Grant Agreement par le consortium
    • Configuration de la plateforme de gestion de projet (EMDESK) avec les données du Grant Agreement (informations partenaires, budget par partenaire, diagramme de Gantt, description Work Package etc.)
    • Aide à l’organisation des réunions de lancement (Kick-off meeting) : validation des documents de pilotage, définition des questionnements/points clés à traiter et rédaction de compte-rendu.
  • Axe 3 Soutien pour le dépôt de propositions de projets (Proposals)
    • Collecter les données administratives des partenaires (statuts et description de l’organisation, budget, month rate, Person.month distribution etc.) et saisie dans la plateforme ECAS
    • Collecter les contacts des bénéficiaires du projet (financiers et techniques)
    • Soutien à l’écriture de la partie descriptive de la proposition
    • Apporter un soutien aux partenaires pour la création du code PIC sur la plateforme ECAS.
    • Aide à la rédaction des lettres d’intention et des accords de confidentialité et gestion du processus de signature des partenaires.

Profil recherché

Étudiant(e) de niveau BAC+5 (école d’ingénieur, école de commerce, Master 2 en gestion de projet) avec de solides connaissances en gestion de projets, programmes européens et plus particulièrement Horizon 2020.

  • Rigueur et compétences organisationnelles
  • Facilité d’adaptation à des thématiques nouvelles
  • Bonne maîtrise de l’anglais (écrit et oral) et espagnol apprécié
  • Aisance rédactionnelle aussi bien en français qu’en anglais
  • Aptitudes à négocier en langues étrangères
  • Connaissance des différences culturelles
  • Capacité d’analyse, de synthèse et de restitution
  • Excellente maîtrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, Word)

PÔLE

Innovation et Valorisation

LIEU

Siège Social à Anglet (64)

TYPE DE CONTRAT

Stage

DURÉE

6 Mois

RÉMUNÉRATION

Gratification de stagiaire légale calculée sur la base de la loi

AVANTAGES SOCIAUX

Chèques déjeuner, prise en charge à 50% d’un abonnement aux transports publics (déplacements résidence – lieu de travail)

Envoyer CV, lettre de motivation et toute information jugée pertinente avant le 6 avril à : mgreno@nobatek.inef4.com et kbauge@nobatek.inef4.com

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